Malbork. Władzom Sądu Rejonowego kończy się kadencja. Jak minęły cztery lata w malborskim wymiarze sprawiedliwości?

Kadencja prezesów i wiceprezesów sądów rejonowych wynosi cztery lata. Właśnie tyle czasu mija Maciejowi Helminowi i jego zastępcy, Bartoszowi Bystrek, którzy kierują Sądem Rejonowym w Malborku.

- Zamyka się jakiś okres. Uważamy, że tak jak z pracownikami się spotykamy i podsumowujemy pewne sytuacje, tak i my chcemy podsumować cztery lata. Wiele tych rzeczy, z którymi przychodziliśmy, pomysłów, żeby nadać inny impuls, udało się zrealizować. Mówię tutaj o sferze organizacyjnej, budowania pewnych systemów narzędzi, które pozwalają nam dzisiaj pracować, wchodzić w kolejny etap realizacji zadań w sytuacji, gdy pojawiają się kolejne oczekiwania co do jakości czy szybkości postępowań w sądzie. To jest wysiłek całego zespołu, pani dyrektor, kierowników, sekretarzy, którzy włożyli wiele pracy – wylicza prezes Maciej Helmin.

W Sądzie Rejonowym w Malborku pracuje ponad 100 osób: sędziowie, referendarze, sekretarze sądowi, asystenci sędziów, kuratorzy, administracja.

- Wspólnie z dyrektorem zarządzamy bardzo dużym organizmem. Niektóre decyzje czasami przypominają „zawracanie statku na oceanie”, bo wprowadzanie pewnych regulacji chwilę musi trwać, więc nie jest to łatwe zadanie. Z kolei w części orzeczniczej to specyficzny rodzaj współpracy, bo w relacji z sędziami prezes jest bardziej „primus inter pares”, a nie szefem-zwierzchnikiem. Model zarządzania sądem jest trochę inny niż w korporacji. Te zależności są, powiedzmy, administracyjne, natomiast sędziowie cieszą się w Rzeczpospolitej dużym zakresem niezależności, niezawisłości. Więc ten rodzajów zarządzania musi się opierać na trochę na innych zasadach niż w przedsiębiorstwie czy innej instytucji, która ma charakter korporacji – podkreśla Maciej Helmin.

Jedne z pierwszych decyzji nowego kierownictwa sądu dotyczyły bezpieczeństwa.

- Staraliśmy się zwiększyć bezpieczeństwo pracowników, sędziów, jak i osób, które występują w sądzie w charakterze świadków czy stron. W obu budynkach (przy ul. 17 Marca i Poczty Gdańskiej – red.) pojawiły się tzw. bramki wykrywające metale. W głównym budynku dodatkowo mamy urządzenie pozwalające na kontrolę bagażu. Natomiast od 2022 roku wszyscy pracownicy ochrony - korzystamy z firmy zewnętrznej - muszą być wykwalifikowanymi pracownikami ochrony, co pozwala im na stosowanie środków określonych w ustawie o ochronie osób i mienia – mówi Bartosz Bystrek, wiceprezes SR w Malborku.

Od marca 2020 r., wraz z wybuchem pandemii koronawirusa, bezpieczeństwo nabrało dodatkowego wymiaru.

- Paradoksalnie szczególnie wykorzystaliśmy okres pandemii. Z jednej strony był to czas podwyższonych emocji związanych z niepewną sytuacją, natomiast ona wymusiła i przyśpieszyła modyfikację pewnych zwyczajów w sądzie. Zmieniliśmy funkcjonowanie sądu. W głównym budynku komórki, które były bardzo często odwiedzane, przenieśliśmy w bezpośrednie sąsiedztwo wejścia, bliżej interesantów. Teraz ten kontakt z kuratorami, biurem obsługi interesanta jest bezpośredni. Połączyliśmy niektóre komórki w taki sposób, że zaczęły funkcjonować bardziej spójnie. Niektóre jednostki, jak księgowość czy dyrektor, przenieśliśmy na wyższy poziom budynku. Wcześniej interesanci przychodzili do wydziałów, a teraz w zasadzie wyłączyliśmy je z bezpośredniej obsługi, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się tylko na pracy wspomagającej pracę sędziów orzeczników. Z kolei interesanci mogą zostać profesjonalnie obsłużeni przez Biuro Obsługi Interesanta, które zostało wyposażone w nowoczesną centralę telefoniczną – mówi Maciej Helmin.

Dla wygody interesantów utworzono również czytelnię akt na parterze głównego budynku.

Wydaje nam się, że dzisiaj warunki korzystania z akt nawet się poprawiły i zarządzanie aktami poprzez ich udostępnianie stało się mniej uciążliwe, a przede wszystkim pozwala na zapoznanie się z nimi w odpowiednich warunkach, tak jak ma to miejsce w dużych sądach – dodaje prezes.

Tuż obok czytelni znajduje się zmodernizowany pokój przesłuchań dla dzieci. To trzy pomieszczenia: poczekalnia, pokój techniczny i pokój, w którym sędzia i psycholog prowadzą przesłuchanie. Wszystkie stanowią odrębną całość. Do tej pory dzieci musiały czekać na sądowym korytarzu.

- Jesteśmy dumni, że udało nam się stworzyć ten „pokój przesłuchań” w obecnej formie. Nawet jako ojcu trudno było mi się z tym pogodzić, że dzieci czekają na korytarzu. Teraz poruszają się w obrębie wyizolowanych pomieszczeń i podczas wizyty w sądzie w zasadzie mogąc nie widzieć tych przykrych scen związanych z osobami skazanymi, zatrzymanymi, tymczasowo aresztowanymi, które poruszają się w towarzystwie funkcjonariuszy Policji – tłumaczy Maciej Helmin.

Udało się więc stworzyć komórkę, która w zasadzie funkcjonuje poza obiegiem interesantów sądu.

Bardzo się cieszę, że tutaj mogliśmy liczyć na duże wsparcie, jeśli chodzi o koncepcję, ze strony pani dyrektor naszego sądu. Jest cennym nabytkiem w kontekście systemu zarządzania, bo zna ten sąd doskonale. Była sekretarzem, potem kierownikiem sekretariatu, jej walory w rozpoznawaniu potrzeb tego sądu są szczególnie cenne. Bo tak naprawdę zarządzanie jest ciągłą analizą, jakie są potrzeby, i jak najszybszym reagowaniem – dodaje Maciej Helmin.

Przykładami takiego reagowania są też z pozoru niewielkie udogodnienia, ale ważne dla interesantów. Pojawiła się możliwość dokonywania płatności kartą i jak się okazuje, ta forma dominuje, chociaż pozostawiono również możliwość wnoszenia opłat gotówką dla tych, którzy nadal wolą tradycyjną formę. W obu budynkach sądowych zainstalowano też szafki i bynajmniej nie stoją puste.

- Wsłuchujemy się w to, co ludzie mówią. Pewnego razu przyszedł pełnomocnik jednej ze stron z pytaniem, gdzie może zostawić swoje rzeczy. No i faktycznie, był problem. Szatnia u nas nie funkcjonuje, dlatego postanowiliśmy kupić szafki i cieszą się popularnością – mówi Maciej Helmin.

To, jak wygląda dostęp do sądu; czy ktoś sprawdza interesanta; czy zabrzęczy jakieś urządzenie na wejściu; gdzie potem skierować się po informacje – to wszystko jedna strona medalu. Drugą są warunki orzekania w sprawach trafiających do sądu. Tutaj też pojawiły się nowości.

- Jeszcze przed pandemią zainwestowaliśmy w bardzo profesjonalny sprzęt do telekonferencji, który pozwala nie tylko na łączenie się z sądami w Polsce, ale również z sądami za granicą. Były prowadzone telekonferencje z sądami Hiszpanii, Francji w celu przesłuchiwania świadków w trybie zdalnym. Jest to odpowiednio przystosowana sala, z odpowiednimi odsłuchami. To technologia, która niesamowicie ułatwia pracę. Nawet inne sądy w sprawach rozpoznawanych przez siebie zwracają się do nas o przesłuchanie świadków, którzy z różnych przyczyn nie mogą się stawić osobiście – opowiada Bartosz Bystrek.

Wprowadzono też nowy system repertoryjno-biurowy, który polega na rejestracji obiegu dokumentów w sądzie.

Byliśmy pierwszym sądem w okręgu gdańskim, który najpierw w Wydziale Pracy, najmniejszym wydziale orzeczniczym u nas, a potem w pozostałych, wprowadził ten system. Dzisiaj coraz więcej sądów z okręgu gdańskiego przekonuje się do tego i również go wprowadza – informuje Bartosz Bystrek.

- My również uzupełniamy ten system poprzez skanowanie całej dokumentacji, która wpływa do sądu i z niego wypływa - dopowiada Maciej Helmin. - Dokumenty gromadzone są nie tylko w formie papierowej, ale również w wersji elektronicznej, co bardzo ułatwiało pracę sędziom w formie zdalnej. Nie musieli dźwigać tomów, mieli dostęp do całości akt w postaci dokumentów elektronicznych. Oczywiście to jest na nasze potrzeby wewnętrzne, ale jeżeli ustawodawca się zdecyduje na wprowadzenie przepisów o digitalizacji akt sądowych, to my jesteśmy już w tej chwili gotowi, żeby w tym zakresie funkcjonować. A to bardzo ułatwi i przyśpieszy przeprowadzanie postępowań.

Otóż to, bo człowieka zwykle interesuje m.in. to, ile będzie trwała jego sprawa w sądzie. Jak jest w Malborku?

- Statystyka jest cudowną nauką, która może to przedstawić, ale może zawierać przekłamania. Ogólnie rzecz biorąc, mogę powiedzieć, że nasz Sąd Rejonowy mieści się lekko powyżej średniej w okręgu gdańskim, jeżeli chodzi o takie wskaźniki, jak wpływ, załatwialność, sprawność postępowania. Ale chciałbym podkreślić, że odbywa się to bardzo dużym wysiłkiem sędziów, bo przez cztery lata Ministerstwo Sprawiedliwości odjęło nam trzy etaty sędziowskie. A w tej chwili odebrało nam również cztery etaty sekretarskie, więc te same zadania wykonane są mniejszą liczbą osób, a mimo wszystko utrzymujemy się na lekko wyższym poziomie, jeżeli chodzi o sprawność postępowań i załatwialność spraw. Bez tak ciężko pracujących orzeczników i sekretarzy to jednak by się nie udało. Za to jestem bardzo wdzięczny wszystkim, szczególnie za okres pandemii, kiedy praca mocno się nawarstwiła – odpowiada Maciej Helmin.

Prezes dopowiada, że "to nie chodzi o szybkość postępowania, lecz o to, żeby było sprawnie, a to jest różnica".

Nie da się nie poruszyć tego tematu. W skali kraju środowiska prawnicze, w tym sędziowskie, mocno się podzieliły m.in. na tle podejścia do stosowania przepisów Konstytucji RP, Krajowej Rady Sądownictwa czy utworzenia Izby Dyscyplinarnej w Sądzie Najwyższym. Te podziały każdy zainteresowany Polak widzi m.in. na ekranie telewizora. Prezes, pytany o to, mówi nam, że sąd nie jest miejscem na politykę.

Sędziowie na pewno muszą być apartyjni. Apolityczni w swoim orzekaniu również. My postrzegamy to, co robimy, jako taką sytuację życiową, zawodową, która w pewnym sensie wyklucza nas z publicznego zajmowania stanowiska, bo w ten sposób określamy siebie w naszej pracy zawodowej. A korzystanie z takich wartości jak niezawisłość, niezależność byłoby zagrożone, gdybyśmy zaczęli publicznie wygłaszać swoje poglądy. W domu trudno nie mieć poglądów, ale w sądzie naszą rolą jest badać przepisy prawa, korzystać z narzędzi, które posiadamy przy analizie tych przepisów. Uważamy, że to nie jest miejsce, gdzie można angażować się w tego rodzaju działalność albo nawet ujawniać swoje poglądy – mówi Maciej Helmin.

- Staramy się być państwowcami, to chyba najlepsze słowo – kontynuuje prezes. - To, co dla nas jest ważne, i to, o co dbamy, to Państwo Polskie. Nas interesuje dobro Rzeczpospolitej Polskiej. Ktokolwiek w niej rządzi, Rzeczpospolita jest dla nas najważniejsza. Stoimy na straży prawa i tym, co powinniśmy docenić, jest fakt, że niezależnie, jak demos wybierze, to my dalej będziemy sędziami, którzy są w służbie RP. To jest ta wartość. Mamy możliwość, która jest niedoceniana przez środowisko, wypowiedzenia się poprzez orzeczenia, ale jeszcze lepszą formą jest praca naukowa. To jest coś, co jest w zasięgu ręki i z czego, jeżeli już formułować poglądy, należałoby korzystać. Wypowiadać w kategoriach naukowych, polemizować, ulepszać prawo w taki sposób albo zwracać uwagę czy też sygnalizować. Nas się powinno cenić za pewną refleksję, zachowanie pewnej rezerwy i niereagowanie bieżąco na to, co się dzieje, bo emocje są zawsze złym doradcą.

Prezes malborskiego sądu wymienił dużo plusów mijającej kadencji, ale przyznaje, że nie wszystko jest idealne.

- Udało nam się w części wyeliminować zjawiska, które nie budowały dobrego wizerunku sądu. Naszą ambicją jest to, aby pracownicy chcieli tu pracować, dobrze się tu czuli, zawsze byli dobrze traktowani, niezależnie od tego, czy są sekretarzami, referendarzami czy asystentami. Bez dobrych sekretarzy sąd miałby kłopoty z funkcjonowaniem, więc dbamy o to, żeby nasi pracownicy byli zadowoleni. Dlatego wdrożyliśmy procedury, które - mówiąc bardzo oględnie - mają zapobiegać temu, aby występowały zjawiska negatywne, i mają przekonać pracowników, że szanujemy ich ciężką pracę. Chcemy, żeby SR w Malborku był postrzegany jako pracodawca wymagający, ale odpowiedzialny, racjonalny, przestrzegający przepisów prawa pracy, w którym każdy chciałby pracować. Chcemy też, żeby konkursy na stanowiska urzędnicze wygrywali najlepsi, żebyśmy mogli po prostu wybierać osoby, które są najlepsze na rynku pracy. Kierujemy się tylko i wyłącznie takimi kryteriami jak poziom wykształcenia, kompetencje i umiejętności – zapewnia prezes Helmin.

Ostatnie konkursy pokazały, że jest spore zainteresowanie pracą w sądzie i coraz więcej młodych osób przejawia umiejętności związane z pracą sekretarską.

To wyjątkowa praca, która wymaga dużych umiejętności, znajomości przepisów prawa, pewnej powściągliwości w życiu prywatnym, ale z drugiej strony dająca dużą satysfakcję. Bezwzględnie – mogę nawet podkreślić to słowo – przestrzegamy uczciwości i sprawiedliwości w doborze kadr. To jeden z priorytetów. Dostęp do pracy w urzędach państwowych powinien być równy, sprawiedliwy i opierać się na czytelnych, jasnych przesłankach. Nasze komisje zbudowane są z udziałem sędziów, ale też w szerokim składzie kierowników wydziałów w taki sposób, aby zapewnić jak najdalej idącą bezstronność w doborze przeszłych kadr – tłumaczy Maciej Helmin.

Z tym zjawiskiem poniekąd – bo w perspektywie długoterminowej – wiąże się edukacja prawna realizowana przez Sąd Rejonowy w Malborku.

- Bardzo utożsamiamy się z tym, co zapoczątkował śp. pan sędzia Andrzej Iwanowski, czyli kontynuujemy i rozbudowujemy sferę edukacyjną. Uczymy młode pokolenie, jak poruszać się w przepisach, ale też mamy nadzieję, że wiele z tych osób, które uczestniczą w naszych konkursach wiedzy prawniczej, pogadankach czy wycieczkach po sądzie, pójdzie na studia, skończy aplikację. Traktujemy to jako inwestycję w przyszłość wymiaru sprawiedliwości albo też korporacji, które pracują przy wymiarze sprawiedliwości – mówi Maciej Helmin.

Ale... pamiętając o przyszłości, nie można zapomnieć o przeszłości. Historia malborskiego sądownictwa jest „konikiem” prezesa i wiceprezesa.

Warto podkreślać, że sądownictwo jest w Malborku, że od 1945 roku jest polskie, a wcześniej też takie było w czasach Prus Królewskich. Uważamy, że trzeba do tego sięgać, trzeba mieszkańcom opowiadać, bo jest z czego być dumnym. Nie w każdym mieście jest taka instytucja. Mimo że nie pochodzimy z Malborka, to bardzo Malbork polubiliśmy jako miejsce do pracy, ale też spotkaliśmy tu wiele życzliwych osób, którym na sercu leży dobro wymiaru sprawiedliwości – dodaje Maciej Helmin.

Dodajmy, że kierownictwo sądu planowało w 2020 roku obchody 75-lecia sądownictwa i wymiaru sprawiedliwości w powojennym, polskim Malborku, ale szyki pokrzyżowała wspomniana pandemia koronawirusa. Historią samą w sobie są też zabytkowe nieruchomości pochodzące z XIX wieku, gdy Malbork był niemiecki. Przy budynku przy ul. Poczty Gdańskiej udało się przywrócić teren zielony w historycznej formie ogrodu z tamtego okresu. W planach jest również wymiana ogrodzenia na stylizowane na XIX wiek.

Zgodnie z ustawą Prawo o ustroju sądów powszechnych, funkcję prezesa i wiceprezesa sądu można sprawować maksymalnie przez dwie 4-letnie kadencje pod rząd. Maciejowi Helminowi i Bartoszowi Bystrkowi kadencja kończy się w pierwszej połowie czerwca br.

- Myślimy o tym, co się udało zrobić. Udało nam się stworzyć zespół ludzi, którzy są bardzo ambitni, rozumieją, czym jest praca w sądzie, że jest to rodzaj służby urzędniczej; którzy chcą pracować dla państwa, którym się ta praca podoba. Tylko pod tym warunkiem będziemy w stanie stworzyć prężnie funkcjonującą organizację. Chcemy podziękować naszym współpracownikom, że oni w tym uczestniczyli, włożyli dużo wysiłku. Szybko minęło, ale mamy wrażenie, że tego czasu nie zmarnowaliśmy – podsumowuje Maciej Helmin.