Nowelizacja Kodeksu pracy. Dużo zmian i jeszcze więcej korzyści. Co się zmieniło? Praca zdalna, okazjonalna. Jak z niej skorzystać? Sprawdź!

Jak czytamy w raporcie przygotowanym w związku z nowelizacją ustawy Kodeks pracy, 29 procent badanych pozytywnie ocenia zmiany, jakie przygotował rząd Prawa i Sprawiedliwości. Zdecydowana większość, bo aż 61 procent, nie chciała zajmować stanowiska w sprawie. Wynika to najpewniej z nieznajomości ustawy oraz zmian, jakie wprowadza.

O tym, jakie zmiany w Kodeksie pracy wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku, przeczytacie między innymi tutaj.

– Pamiętajmy, że praca zdalna wprowadzona Kodeksem pracy nie jest obowiązkowa, ani też nie ma automatycznego zastosowania do pracowników – tłumaczy Anna Zielińska, prawnik ClickMeeting. - Pracodawca sam decyduje czy w ogóle wprowadza pracę zdalną w swoim zakładzie pracy, a jeśli tak, to czy dla wszystkich pracowników, czy jedynie dla wybranych grup.

Jak tłumaczy nam Anna Zielińska, ustawodawca wprowadził jednak pewien swoisty wyjątek m.in. dla pracownic w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia czy osób opiekujących się niepełnosprawnymi członkami rodziny.

- Osoby te mogą złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej – podkreśla Anna Zielińska. - Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku jedynie wtedy, gdy wykonywanie przez takie osoby pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy, jaki wykonują lub ze względu na organizację pracy.

Praca zdalna, choć jej nazwa może sugerować, że musimy pracować z domu, wcale tego nie oznacza. Miejsce wykonywania swoich obowiązków wskazuje pracownik w uzgodnieniu tego z pracodawcą. Taki model pracy popiera aż 65 procent ankietowanych.

Specjalistka ClickMeeting wyjaśniła również, jak wygląda proces wprowadzania wyżej wspomnianych zmian wewnątrz firmy.

• W pierwszej kolejności przygotowywana jest propozycja dokumentów dotyczących pracy zdalnej. Na tym etapie odbywają się wewnętrzne konsultacje działu prawnego, HR oraz szefostwa.
• Następnie przechodzi się do rozmów z pracownikami. Jeśli pracodawca nie chce powszechnie regulować pracy zdalnej, albo nie zdążył tego zrobić, to uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej następuje: w poleceniu pracodawcy (polecenie tylko w okresie epidemii itp.) lub w uzgodnieniu z pracownikiem (w postaci aneksu do umowy o pracę).
• Po tych etapach odbywa się ogłoszenie pracownikom ostatecznej wersji dokumentów.

– Gdy pracodawca ma już komplet regulacji dotyczących pracy zdalnej, możliwe jest jej zastosowanie do pracowników – tłumaczy Anna Zielińska z ClickMeeting. - Podstawą do zastosowania pracy zdalnej może być albo uzgodnienie pracodawcy i pracownika, albo jednostronne polecenie pracodawcy. Uzgodnienie można zawrzeć przy zawieraniu umowy o pracę lub w toku zatrudnienia. Wymaga ona zgodnej woli obu stron umowy o pracę. Oznacza to, że zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą zgodzić się na jego treść, w tym na konkretne miejsce świadczenia pracy zdalnej. Polecenie z kolei jest jednostronną czynnością i nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej tylko w określonych okolicznościach.

Co zaliczamy do takich okoliczności?

• Stany nadzwyczajne.
• Zagrożenie epidemiczne.
• Epidemia.
• W okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

- Aby pracownik rozpoczął świadczenie pracy zdalnej po otrzymaniu polecenia, musi on jednak złożyć oświadczenie, że posiada ku temu warunki lokalowe i techniczne – dodaje nasza rozmówczyni. - W praktyce praca zdalna będzie najczęściej wykonywana w oparciu o uzgodnienie o pracę. Dokument taki powinien zawierać minimum informację o wykonywaniu pracy zdalnej, jej wymiar oraz miejsce świadczenia.

Zmiany, które wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku, według 32 procent Polaków powinny być wprowadzone już wcześniej. Aż 44 procent badanych nie ma na ten temat zdania, 9 procent uważa, że nowe przepisy powinny pojawić się później, a 16 procent ankietowanych jest zdania, że to odpowiedni czas.

Co ciekawe, aż 52 procent Polaków zadeklarowało, że nie słyszało nic na ten temat, a 22 procent badanych nie jest pewnych, czy takie informacje do nich dotarły. Z pewnością o zapowiadanej nowelizacji słyszało 26 procent Polaków.

– Kodeks pracy wprowadza dwa rodzaje pracy zdalnej: pracę zdalną oraz pracę zdalną okazjonalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym – tłumaczy Anna Zielińska z ClickMeeting. - Upraszczając, ta pierwsza to odpowiednik dotychczasowej telepracy z kodeksu pracy, a ta druga to tzw. home office. Co istotne, pracownik może łączyć obie te instytucje. Pamiętajmy, że tzw. praca hybrydowa, to także rodzaj pracy zdalnej – tej będącej odpowiednikiem telepracy – tyle tylko, że w jest to praca zdalna w niepełnym wymiarze. Tak więc pracownik, który uzgodni z pracodawcą pracę zdalną w wymiarze np. 3 dni w każdym tygodniu pracy (czyli tzw. pracę hybrydową), może dodatkowo wnioskować o pracę zdalną okazjonalną, aby np. w danym tygodniu pracować z domu 5 dni.

O tym, że zmiana Kodeksu pracy jest korzystna dla pracownika, nikt nie ma wątpliwości. A jak z pracodawcami? Aż 36 procent badanych odpowiedziało, że nowe przepisy są korzystne dla pracodawców, a jedynie 13 procent wskazało, że nie są. Podobnie jak w przypadku samej znajomości przepisów, tak i tutaj ponad 50 procent ankietowanych wskazało, że nie wie, czy zmiany są korzystne czy nie, gdyż nie zna przepisów wynikających z Kodeksu pracy.

- Przy wdrożeniu pracy zdalnej najbardziej kłopotliwe wydaje się ustalenie wysokości tzw. dodatku za pracę zdalną, czyli kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane – tłumaczy Anna Zielińska z ClickMeeting. - Kodeks pracy zobowiązuje pracodawców do pokrycia jedynie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Pozostałe koszty jedynie mogą być pokrywane. Niestety ustawodawca nie podpowiedział, według jakich zasad należy wyliczać te koszty i każdy pracodawca musi sam wymyślić sposób na ich wyliczenie.

Jak wskazuje Anna Zielińska, praktyka pokazuje, że jest wiele różnych sposobów wyliczenia takich kosztów, a ich wysokość jest naprawdę zróżnicowana, gdyż potrafi wynosić od ok. 2,50 zł za 1 dzień, do ok. 100-150 zł za miesiąc, a nawet i więcej. Pracodawca na wypadek ew. kontroli z US lub ZUS powinien zachować wyliczenia wysokości takiego dodatku za pracę zdalną wraz ze źródłami, na których się opierał, takich jak oferty dostawców internetu.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być uzgodnione przez pracownika i pracodawcę. Jak podkreśla Anna Zielińska, także miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej powinno zostać uzgodnione przez pracodawcę i pracownika.

Trzeba pamiętać, że pracownik ani w przypadku pracy zdalnej, ani pracy zdalnej okazjonalnej nie może swobodnie, w sposób samodzielny, wybierać miejsca świadczenia pracy zdalnej. Pracownik proponuje takie miejsce, a pracodawca może się z nim zgodzić lub sprzeciwić.

Dodatkowo każda zmian miejsca świadczenia pracy zdalnej wymaga ponownego uzgodnienia. Jeśli w uzgodnieniu o pracę zdalną strony wpisały kilka miejsc świadczenia pracy zdalnej, to dalszemu uzgodnieniu podlegają tylko miejsca dotychczas nieuzgodnione.

Warto pamiętać, że wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z nieuzgodnionego miejsca może pociągnąć za sobą szereg konsekwencji.

• Po pierwsze, w razie wypadku przy pracy, wypadek taki raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu.
• Po drugie, w przypadku pracy z zagranicy pracownik może wpaść w inny porządek prawny dot. podatków, w tym w podwójne opodatkowanie. Obowiązki podatkowe związane z taką sytuacją obciążają pracownika.
• Po trzecie, w przypadku wykonywania pracy spoza EOG (Europejski Obszar Gospodarczy) może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych poza EOG. RODO w takiej sytuacji nakłada na administratora - czyli pracodawcę - m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
• Po czwarte taka sytuacja może w niektórych wypadkach zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego.

Masz wątpliwości związane z nowelizacją Kodeksu pracy? Skontaktuj się z Państwową Inspekcja Pracy lub Okręgową Inspekcją Pracy w danym województwie.